基建档案管理制度(基建档案管理制度及流程)

基建档案合同保管期限规定

法律主观：

具体情况而定。如果是定期保存的话，期限是10年或者30年。企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

法律客观：

《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

档案管理制度的范文有哪些

档案管理制度的范文，下面就来给大家详细介绍：

档案管理制度可以分为三个部分来描写，首先可以描写建立制度的目的，第二个可以描写具体有哪些制度，第三个可以描写有哪些特别注意事项。

档案管理制度范文1

一、职责

1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。

2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作，分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。

3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善，其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。

二、管理内容与方法

1、立卷归档

公司应立卷、归档的文件资料包括：

⑴证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证，以及公司开办、年检、变更等有关资料。

⑵规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

⑶行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，公司与其它公司、单位和个人业务往来文件，公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。

⑷合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。

⑸工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。

⑹照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。

⑺其他需归档的文件资料。

管理处应立卷、归档的文件资料包括：

⑴公示资料：包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。

⑵规章制度：包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

⑶客户资料：包括客户综合、汇总资料等。

⑷物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;

包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;

包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;

包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;

包括物业服务所需的其它资料。

⑸服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;

包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;

包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;

包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;

包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;

包括园林绿化养护管理服务资料等。

⑹行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件，管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。

⑺照片、声音资料：包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。

⑻其他需立卷、归档的文件资料。

部门应立卷、归档的文件资料：

管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好各项物业服务管理工作台账，并及时立卷和送交管理处归档管理。

部门因物业服务工作需要建立的档案，其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。

客户资料，包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档，其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。

2、立卷归档要求

⑴各类文件应分别立卷，按年、按类装订成册;

⑵文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持档案资料的完整性;

⑶立卷归档的文件应便于查找;

⑷文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题;

⑸案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊;

⑹照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。

3、档案的使用

⑴各部门因工作需要需查阅、借阅档案，应经查阅人、借阅人主管领导批准;

⑵查阅、借阅档案，要填写查阅、借阅登记簿，查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制;

⑶外单位借阅、查阅公司档案(含管理处档案、部门档案)，需经公司总经理同意。

4、档案销毁

⑴档案保存期限，由公司行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行;

⑵对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理部门负责人提出销毁申请，报公司总经理批准;

⑶销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字;

⑷对已销毁文件，应制定目录清册存档。

5、档案管理

⑴公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记;

⑵档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续;

⑶档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决;

⑷档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜;

⑸立卷的档案应分类放入档案盒存放。

6、档案移交

⑴由部门负责管理的档案不移交，公司行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查;

⑵由部门负责按年度立卷、归档的档案资料，部门应在每个自然年度结束后1个月内，将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制;

⑶负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交，移交给本部门负责人或接岗人;

⑷档案移交时，移交人应填写移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、公司行政人事部或管理处各执一份。

三、责任

员工违反档案管理制度有下列行为之一者，公司视情节轻重依据《员工手册》给予处罚：

1、损坏、丢失公司档案的;

2、擅自提供、销毁公司档案的;

3、涂改、伪造档案的;

4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的;

5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损、损毁的;

6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。

档案管理制度范文 2

为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：

本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。

档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。

各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。

一、档案内容

档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。

二、档案管理

档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。

收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。

经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。

三、档案利用

档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。

查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，

由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。

查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。

临猗县人力资源和社会保障局

2019年7月11日

档案管理制度范文3

一、文书类

1.党群组织工作文件材料

1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久

1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料永久

1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料永久

1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料永久

1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料永久

1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复永久

1.7本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料永久

1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料

(1)重要的永久

(2)一般的30年

1.9本村党组织、党员名册和年报表永久

1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根永久

1.11本村党员交纳党费的清单、票据等永久

1.12本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料

(1)受到县级(含)以上表彰、奖励的永久

(2)受到县级以下表彰、奖励的 30年

1.13本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料

(1)受到警告(不含)以上处分的永久

(2)受到警告处分的30年

1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料30年

1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料10年

1.16本村共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料永久

1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料永久

1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料永久

1.19本村工会年度工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料永久

1.20本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料永久

1.21本村妇代会换届选举等材料永久

1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久

1.23本村独生子女证申请表，育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料永久

1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料永久

1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料30年

1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料10年

1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册永久

1.28本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表永久

2.村务管理文件材料

2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料永久

2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料永久

2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料永久

2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料永久

2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料

(1)重要的永久

(2)一般的30年

2.6本村干部、村民名册，村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等永久

2.7 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料永久

2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料永久

2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册永久

2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料永久

2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关人员名册等永久

2.12本村的村规民约等各种规章制度材料永久

2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)永久

2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料永久

2.15本村信访信件处理结果等材料

(1)有领导重要批示及处理结果的永久

(2)有处理结果的30年

(3)没有处理结果的10年

2.16本村拥军优属、优抚救助等材料30年

2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料永久

2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料永久

2.19本村公共设施管理、维修维护的材料永久

2.20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料永久

2.21本村财务管理的年度计划、总结，有关财务审计情况材料永久

2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料永久

2.23本村各种经济、人口普查统计表永久

2.24本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料永久

2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料30年

2.26 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料30年

3.村级集体经济组织经营管理文件材料

3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料永久

3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划永久

3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料永久

3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料永久

3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料永久

3.6本村企业历史沿革、大事记等材料永久

3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料永久

3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料永久

3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料永久

3.10本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料永久

3.11本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久

3.12 本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料永久

3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料永久

3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料永久

3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料30年

3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料永久

3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料永久

3.18本村企业年度经营、销售统计等报表

(1)重要的永久

(2)一般的10年

3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册永久

3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料永久

3.21本村企业环境保护等材料永久

3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料永久

3.23本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料永久

3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料永久

3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料30年

3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料30年

3.27本村各类农业普查材料永久

3.28本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料永久

3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录永久

3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料永久

3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料永久

3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料永久

3.33本村村办副业项目材料30年

3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料永久

3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料永久

3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单永久

3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度30年

3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议永久

3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料永久

3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料10年

3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账永久

3.42集体土地调查材料及统计表永久

3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料永久

3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件永久

3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料永久

3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料永久

3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表永久

3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同永久

二、基建项目类

1.项目建议书、申请、报告及批复等材料永久

2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料永久

3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料永久

4.基建项目的会议记录等材料永久

5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料永久

6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料永久

7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单长期

8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料长期

9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料长期

10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸长期

11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料永久

12.施工监理文件材料长期

13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料永久

14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料永久

三、设施设备类

1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料长期

2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料长期

3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料长期

4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料长期

5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料长期

6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期

7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料长期

四、会计类

1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年

2.会计账簿类

2.1银行日记账、现金日记账30年

2.2总账、明细账、辅助账簿30年

3.会计报表类

3.1年度财务报表永久

3.2年度财务决算表永久

3.3月、季度财务报表10年

4.其他类

4.1会计档案移交清册永久

4.2会计档案保管清册永久

4.3会计档案销毁清册永久

五、照片类

1.上级领导来村视察、检查工作的照片永久

2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片永久

3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片永久

4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片永久

5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片永久

6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片永久

基建工程项目档案管理工作的建议？

基建工程项目档案是企业科技档案的重要组成部分，也是全面鉴定工程建设全过程的真实记录和质量控制与评定的重要依据。随着国民经济的发展和企业技术改进的不断深入，基建项目和技术改造项目不断的发展，做好基建工程项目资料管理工作是提高基建工程项目质量的一项非常重要的基础工作。做好基建项目档案工作，是项目最终顺利通过竣工验收，确保项目生产运营合法合规。

随着项目工程建设的不断发展，基建档案在项目中的价值越来越重要，众所周知，档案是记录工程建设所产生的资料，通过对项目施工中的数据进行收集、整理以及分析，为项目管理部门提供精确的数据，如果项目中存在问题，档案管理部门可以及时发展这一问题，并且为施工部门提供问题出现的原因，及时的制定措施，解决问题，从而保证工程建设的质量。另一方面，在工程验收工作中，档案记录着工程设计、施工以及材料的型号等数据，为用户提供全面的信息，能够在工程竣工中为建设双方提供精确的数据来说明工程的质量。如果工程出现问题，还可以从档案中找出问题的原因，方便工程的维护。因此，基建档案在工程项目中发挥着重要的作用。本文就基建工程项目档案管理工作的重要性进行分析，从而使基建档案工作受到项目管理部门的重视。

二、基建工程项目档案的重要性和必要性

在项目建设中，需要对施工队伍、建设成本以及施工材料设备等进行管理，而基建档案正是记录这些管理中产生的数据，从而使项目管理有条不紊的进行，是施工企业重要的信息来源，档案说明着项目质量的好坏，为工程建设提供施工信息，成本支出情况以及施工材料设备的使用状况等，为工程管理部门调整管理措施提供依据。同时，档案是施工企业重要的资产，是施工企业在发展过程中重要的体现。

三、基建工程项目档案的特点

(一)涉及单位和部门多

基建工程项目涉及单位包括：行政许可、设计、勘察、招投标、施工、监理、材料、设备等许多相关单位，这些文件资料来自不同的单位和部门，这就需要各有关部门按照文件资料管理的相关规定，积极参与工程项目文件资料的收集、归档与管理，档案管理人员要与相关部门的人员密切配合，发挥监督、指导作用。

(二)文件资料、图纸量大、类型较多

每一个阶段都会产生大量文件资料，除了比较常见的纸质文件外，还有许多其他类型资料，如：反应工程项目进行过程实况的照片、录像、电子文件原文信息等资料;专业性体现在基建档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业性;基建工程项目成套性则是以一个独立的工程项目为对象进行的，伴随着基建工程项目的进行规律性的形成了一系列相关的文件资料;现实性是指它具有较强的现实使用性，在较长时期内发挥现行效用。这些文件资料是整个工程中的重要资料，具有很大的使用价值，如果项目档案收集不齐全，整理不规范，保管不安全都会直接影响建设项目发挥的最大效益，给以后的工程改扩建带来很大的影响。

(三)文件资料形成的周期长

基建工程项目的建设周期较长，这是众所周知的，特别是大中型工程项目的建设周期更长，有的可能需要经过几年的时间才能竣工验收。一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、监理、采购、竣工验收等多阶段，在此过程中形成的文件要经过主管机关、建设单位、施工单位、监理单位、采购单位、设计单位等多部门，一般要经过几年时间，给收集管理工作带来许多困难。

四、基建工程项目档案的现状

随着经济建设的迅猛发展，各单位基建工程项目档案数量大幅增长，越来越体现出它的重要性，也越来越受到各级领导的重视。

(一)建设单位及档案管理人员不够重视

在项目建设中，主要任务是加强对工程建设的管理，保证工程的质量并在规定的工期内完成，对于基建档案管理来说，工作人员大多是临时组成的，其部门也是根据工程需要临时建立，管理层对其并不重视，认为在档案管理上花钱、花时间没必要。有些甚至根本不重视资料的收集，哪里用完哪里丢;管理混乱，人员调离资料也找不到了;有些项目建设开始时无专人管理，竣工时再来收集整理资料，造成资料的遗漏和失实等。

(二)基建工程项目档案管理工作缺乏政策性指导

基建工程项目运作的变化，公司经营管理权的变更都会给基建工程项目档案的管理工作带来了新的课题，档案的内容更加多了，内涵更加广了。有任务、无落实;有形式、无效果。分类方案的不完善和归档文件档号的不唯一，更不利于项目档案验收时的及时调卷，以后项目档案的查找利用

(三)缺乏专业的档案管理人员

目前基建工程项目的档案管理人员大多属于临时抽调，没有经过档案管理的系统性培训，普遍缺少档案专业知识，不熟悉业务，不能规范的进行档案的收集、归类、整理、保管。档案人员兼职工作太多，对档案工作处于应付状态，用时才慌忙翻寻。建设单位缺乏既懂档案专业知识又熟悉工程管理的人才，具备档案专业知识的人员在档案管理岗位由于种种原因不能长期干下去。另外，也由于基建工程项目和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建工程项目档案的收集、整理和归档不及时、规范。

五、基建工程项目档案管理工作的建议及对策

(一)建立健全档案管理机制

1．从建设项目立项开始，首先需要建立相关的档案管理部门，并配备专门的、有专业素养的工作人员对项目建设中产生的资料进行收集、验收、整理和分析，档案部门领导要负起相关责任，管理好档案部门的日常工作。其次建立健全档案管理机制，约束并监督好档案管理工作，在制度上明确档案管理工作的内容、原则以及责任。对于档案部门负责人来说，要积极与参与项目工程建设的各部门加强沟通协调，及时获取各部门在工作中的信息，同时为档案收集工作开通便利的途径，为档案工作提供一个良好的环境，从而保证档案收集的真实可靠，促进项目建设又好又快的进行。

2．对于项目档案收集工作来说，有专业素质的档案工作者对档案进行收集至关重要，项目所产生的资料存在一定的真伪差别以及是否存在价值，因此，在收集工作中，就需要有专业素质的工作人员对资料进行鉴别，判断出哪些是有价值的资料，哪些是真实可靠的数据，收集资料完成之后，就需要对资料进行分类整理，这一环节是最繁琐的工作，需要工作人员具有耐心，整理分类后需要工作人员对资料进行分析，把相关数据制成图表或者表格，并分析出档案所隐藏的信息，在项目负责人确认无误后，把档案存放在档案库中进行保管，以便日后参考。

3．档案管理工作要与工程建设同步。在工程项目建设施工中，会不断的出现新情况、新问题，档案管理工作作为记录工程项目施工进程的重要依据，在项目管理工作中起到了至关重要的作用，档案管理工作要与工程建设同步，不仅能够及时反映项目建设出现的问题，而且还能为解决项目出现的问题提供数据，从而制定科学合理的解决方法，使项目建设能够及时规避漏洞，顺利的进行施工。最重要的是在项目验收工作中，档案管理工作与工程项目同步进行，真实的记录验收数据，如果项目工程出现问题，可以通过档案来查找问题的原因，及时的对工程进行检查维护。倘若档案工作与工程建设不同步进行，就会导致工程建设中的一些数据丢失，不利于工程竣工之后验收工作的进行，如果工程出现问题，将会产生责任纠纷，导致工程款项不能够收回，为项目双方带来诸多的麻烦。

4．做好档案分析工作。档案管理人员需要对项目施工中的资料进行收集、整理工作，整理完之后需要对档案进行分析，为工程项目建设提供精确可靠的数据，发挥档案工作的价值，在数据上说明工程项目的质量，从而使建设与户主之间增强信任，为建筑企业提升良好的形象。

(二)增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念

档案在工程项目建设中有着重要的作用，项目管理部门要加强对档案管理工作的重视，为项目建设配备专业的档案工作人员。伴随着社会经济的快速发展，档案管理工作也发生了重大的变化，计算机技术广泛的应用，相关检测设备及分析设备也得到了使用，同时，对于档案管理的理念、方式和方法也得到了更新。档案人才成为档案管理重要的力量，对于分析档案数据必须要有专业水平过硬的人才进行，才能得出专业的、科学的分析结果，因此，对于项目负责人来说必须要根据时代的发展增强档案管理意识、转变传统管理观念，树立科学的档案管理理念。

(三)加强档案管理人员业务培训提高综合素质

加强档案管理人员的业务培训工作，拓宽档案管理人员的知识面，是提高基建档案管理水平的重要途径。加强对工作人员的培训，首先加强对工作人员理论知识的培训，提高他们的理论水平，其次要加强对工作人员工作能力及思想政治工作的培训，在提高工作能力的同时，提高他们的责任意识，优化知识结构，拓宽知识面。同时还要具备良好的科学管理水平，满足现代化企业档案管理的需要。

(四)档案部门必须参加竣工验收

项目建设完成之后，需要对工程进行验收，作为档案部门，验收工作极其项目的信息都是档案重要的组成部分，档案部门需要对验收工作的各项信息进行收集、整理保管，并且必须要在验收现场，做好数据记录，并且要注意技术数据可靠，签字手续完备，尤其是设计变更及各种测试记录是否符合相关规定，试运行期间记录是否齐全完整等问题。其次，要特别注意工程建设设计图纸是否与竣工之后的图纸相符。因此在鉴定工作中，要明确责任和义务，充分发挥工程技术人员、监理人员的作用，保证归档文件材料的准确性。监理单位还应对归档的施工资料与工程实体是否相符进行质量把关，特别是竣工图的审核、设计变更通知单和施工组织设计等的审核。对没有按归档编制竣工图或项目档案资料存在严重缺陷的项目，坚决不予竣工验收，确保竣工验收及与项目建设直接相关的文件材料收集齐全完整，为企业的生产建设提供档案服务。

(五)注重声像档案的收集

基建工程项目档案的声像包含地址原貌、开工典礼、设计审查、隐蔽工程、工程中交、竣工验收、重大工程质量事故、领导人和著名人物参与本项目有关的重大公务活动、外事活动、外事谈判、记录项目工程所在地的地形地貌等方面的录音、录像、光盘、照片等。

(六)工程档案安全管理

基建档案管理工作一般都在施工现场或临时租用办公地点，档案安全是档案工作的重中之重。

1．建立健全责任制度，保证基建档案工作的安全，在实际的基建档案管理工作中，要实行责任制度，并分配好任务，加强任务进行的监督，保证档案的安全，相关领导要以身作则保障档案安全工作的顺利开展。开展档案安全专项检查，是确保档案安全的重要环节。

2．强化管理，提高意识。定期对室藏档案库房的防潮防汛设施、消防设施、电气线路、防盗设施，电子信息化场所、电子文件存储条件以及周边设施设备环境对档案室的危害评估进行专项检查，确保档案的安全与完整。

综上所述，在建筑工程项目中，基建档案作为建筑企业管理项目建设以及人员重要的依据，记录着项目建设的方方面面，是企业在发展过程中重要的文化软实力，体现了一个建筑企业的形象与核心竞争力，因此，要特别重视对基建档案工作的重视，制定并落实基建档案管理工作的制度，提高工作人员的素质，加强对基建档案工作的管理，建立科学的管理体系，从而发挥基建档案工作的作用和价值。

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档案管理公司 浅谈基建档案管理中存在的问题与对策

基建档案管理是整个工程建设过程中的一项重要基础工作，是建设项目在勘察设计、立项审批、招投标、施工监理、竣工验收等环节中形成的以纸质、胶片、磁介、光介等载体存在的文字、图表、声像等形式的全部文件。基建工程档案直接反映建设工程质量的好坏，是建设工程的有机组合部分。因此，加强工程项目档案管理显得尤为重要。

一、基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个工程项目都必须经过工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有可行性研究和立项文件、建设用地审批文件、勘踏设计文件、招投标文件、预算文件、相关施工合同协议等;在监理方面有监理计划、监理会议纪要、造价控制、质量控制、进度控制和监理报告等;在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、竣工报告、验收记录、工程决算和交付使用财产文件以及各环节中的声像及电子档案文件等，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些检测、指令和批件材料都是评定工程建设质量非常重要的依据。随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，形成齐抓共管的局面，成为新形势下基建档案管理的重要任务。

二、基建档案管理中存在的主要问题

1.档案管理意识不强

项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

2.基建档案管理体制不完善,档案质量、安全得不到有效保障

出于工程项目建设成本考虑，许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，计算机管理仅停留在打字记录水平，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。

三、加强基建档案管理的对策

1.转变观念，增强对档案重要性的认识

基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。

2.完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.增加投入，完善基建档案基础设施配备

档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管“八防”要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。

4.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中

一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。

5.规范基建档案立卷标准，提高立卷质量

各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案 工作总结 、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范，统一基建档案管理标准和操作方法。

6.做好基建档案验收工作

无论是产权单位、监理单位还是施工单位，都必须严格按照国家档案局颁布的《建设项目（工程）档案验收办法》以及相关法律法规的要求，加强基建档案资料的管理，贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤。基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后一个月内要完成基建档案的移交工作，通过基建档案验收环节，提高基建工程管理和档案管理水平。

档案管理制度怎么做

档案管理制度

档案工作岗位责任制

一、 分管档案工作的局领导职责

1、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、 局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、 分管档案工作的各处（室）领导职责

1、 配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

2、 将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作 。

5、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、 负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。

四、 各处、室专（兼）职档案人员职责

1、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

文件、材料收集归档制度

一、收集归档范围

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

档案鉴定制度

1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。

2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。

6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

档案保密管理制度

一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

档案复制制度

1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。

3、 复制后要及时进行登记。

档案统计制度

1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。

5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。

8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。

档案库房管理制度

1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

5、库房要保持温度在摄氏14－24°C，相对湿度在45－60％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。

档案销毁制度

1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

医院基建档案的重要性及有效管理？

医院基建档案的重要性及有效管理具体包括哪些内容呢，下面中达咨询招投标老师为你解答以供参考。

近年来,为落实各地区卫生规划要求,满足新形势下医疗市场需求,解决群众看病难看病贵的问题,政府大幅度增加了对当地医疗单位基本建设的投入[1]。随着新的基本建设增多以及一些老建筑不断的改建扩建,基建档案已渐渐成为工程建设项目的重要依据,成为医院档案管理不可分割的一部分,其效用与后期医院的病案管理相同,对医院的经营管理有着重要的作用[2]。《中华人民共和国档案法》规定,凡档案未验收或验收不合格的工程项目,工程项目不得验收。从中可见基建档案在医院工程项目中的重要性。1 医院基建档案的重要性医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,它属于科技档案范畴[3]。基建档案不仅涉及到建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件,还涉及交付后使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录等。它不仅是医院领导班子决策成果的证明,也是基建部门工作人员集体智慧的结晶,是医院历史上的一笔精神财富。这笔精神财富成为工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建的重要依据。1.1 为医院的规划、建设和管理提供历史依据基建档案始终同它所反映的工程对象的实际面貌保持一致,医院基建档案既真实的记载了医院投资决策前对拟定建设项目的轮廓设想和建设项目的选址、建设地点的地型地貌以及地质勘探、水文勘察等一系列的情况,又通过可行性研究阶段的文件客观的论证、分析、评价了项目在技术上的可行性和经济上的合理性,为医院的规划、建设和管理提供了历史依据。1.2 为控制经济流失、打击贪污受贿提供第一手资料基建档案不仅见证了医院的历史,记录了医院的发展历程,而且基建档案中投资预算的数据与施工过程中设计变更认量、经济签证,投标过程中投标价格、合同、洽商记录、竣工图等一系列资料以及总决算的数据又成为后期审计部门审查的重要依据,成为控制经济流失、打击贪污受贿、维护廉政的第一手资料。2 医院基建档案管理中存在的问题目前,医院档案管理制度虽然较为健全,但是对基建档案的管理却不太规范,信息化的利用不够,科技手段未能在基建档案管理中发挥应有的作用,与医院的快速发展差距较大[4]。基建档案管理的滞后性也与基建管理人员的素质紧密相关,具体表现在以下方面:2.1 基建资料不能及时归档工程项目建设中,建设单位、施工单位、监理单位往往重建设主体、工程进度,工程质量而忽视档案质量和对竣工档案及时编制,导致竣工验收后,施工单位往往不能及时递交竣工图,致使基建工程档案迟迟不能归档。建设单位中也有一些技术人员对工作中形成的资料未能及时归档,或者是一些资料经借阅后未能及时归还。这些情况都有可能造成基建资料的破坏和遗失,不仅对档案质量,对后期工作也造成一定影响。2.2 基建材料书写、编制不规范有些工地现场档案资料编制人员技术素质不高,缺乏专业的基建知识和编制档案的能力[5]。我院在基建过程中经常发现施工单位基建资料的编制工作马虎,联系单编号屡屡出现不连续或者重复的现象。施工单位编制的归档文件材料有的字迹、图样不清晰,或者签字手续不完备;有的文件用铅笔、圆珠笔书写、绘制,或者用复印件代替原件,使档案质量大打折扣[6]。监理单位的例会记录不详细、错误,词不达意,毫无实际意义,严重影响基建档案的质量。2.3 竣工图的编制不符合要求竣工图是基建工程档案的重要组成部份,是基建档案的核心,也是后期审计审查的重要依据。在工程项目验收中,发现问题最多的是竣工图编制问题。有的施工单位竣工图编制不及时,没有保证竣工图的时间性和准确性。有的单位隐蔽工程在图面上显示不清,设计变更部分不明确,签字手续不完备,严重影响了图纸质量。2.4 医院缺少相应的综合型管理人才目前,我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大[7]。医院里的基建档案员往往是综合档案室临时调用或者是基建办公室工作人员兼职。业务水平、理论水平、文化程度方面的参差不齐导致基建档案的综合管理水平不高。基建办兼职工作人员在基建档案的编制上对资料存档范围把握不准,在归档文件的整理上缺少经验。档案室工作人员因缺少基建方面专业知识,因此一旦涉及到过于专业化的资料,对归档及归档后临时查阅也存在一定难度。2.5 硬件措施不到位建设单位、监理单位、施工单位往往将资料室设于工地现场临时用房内,一是为了方便施工资料的及时归档,二是为了能及时查阅所需文件。同时也造成了一定的弊端,首先是临时用房牢固性、安全性差,一旦遇上像大风、大雪之类的恶劣天气,造成临时用房倒塌,将会导致基建资料毁坏。再次是临时用房防虫、防潮效果差,不利于基建档案的存放。3 对加强医院基建档案有效管理的建议3.1 加强基建档案管理力度3.1.1 加强宣传,培养全员档案意识 利用会议及举办学习班向全体工作人员宣传基建档案的重要性,由领导牵头带领大家学习《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定,使他们认识到综合档案的重要性和潜在价值,及时将手中的重要资料存档,及时归还借阅的材料。使加强档案管理的的观念深入人心。3.1.2 严格要求施工单位及监理单位,确保档案质 要求各单位明确一位负责人分管档案工作,并建立与基建档案工作任务相适应的管理机构,制定档案管理制度,在各自的职责范围内搞好基建项目文件材料的收集、整理、归档、保管工作。对各单位报送的资料严格审查,如有书写不规范、字迹不清、图样不清晰、签字手续不完备、编号错误的情况一律退回。要求监理档案员如实记录工程会议纪要,确保后期有据可循。3.1.3 按规范编制项目竣工文件 《中华人民共和国档案法》规定,竣工文件应由施工单位负责编制,监理单位负责审核。医院基建管理部门及监理应督促施工单位及时编制竣工文件,原设计施工图涉及的内容,竣工图(表)均应反映,不得遗漏,对施工质量事故处理及设计文件的变更,包括文字、数字、图形的改变,必须在竣工图上有所反映;没有施工图,但实际进行施工且已竣工的工程,必须编制竣工图;被取消的施工图,不编制竣工图,但必须将取消的依据纳入竣工说明中。每张竣工图上要加盖竣工图章,签字手续要完备,不得代签。3.1.4 完善各项规章制度 医院要建立健全项目档案管理各项制度,包括完善档案收集制度、整理制度、立卷归档制度、保密制度、统计制度、借阅登记制度等,进行综合管理。基建负责人要对档案部门人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况进行有效管理;同时,要落实项目档案管理工作经费及必备的办公设备和信息化管理经费。3.1.5 建立工作责任制 建立工作人员责任制,随时抽查管理项目档案的部门人员工作责任制的落实情况,对档案的完整、准确、系统情况进行检查。3.2 培养高素质档案管理人员医院缺少既懂基建又懂档案管理的综合型管理人才,要想管理好医院基建档案,医院领导应重视档案人员的素质培养[8],首先要将基建项目的档案工作与项目建设进程同步,纳入项目建设管理程序。通过宣传、培训等多种形式,广泛宣传党和国家有关档案工作的法律、法规和制度。再次是派新来的档案管理人员参加档案员岗位培训班学习,参加各种档案及基建学术交流会,提高档案管理人员综合水平,促使其转变观念,不断更新知识,改善知识结构,开阔视野,成为高素质的复合型档案管理人才。3.3 改善硬件设施医院建筑工地的硬件条件是档案管理的必备条件之一,硬件设施的好坏直接影响档案的质量[9]。首先是基建档案存放在工地临时用房中,难以抵制恶劣天气的破坏,因此在临时用房建设中,要求对档案室进行加固处理,一旦遇上恶劣天气,要求采取应急方案,动员全员抢救资料。2007年冬季,大雪摧毁了本市其它工地的部分临时用房,我院领导得此消息,立即采取紧急措施,要求将资料立即搬离临时用房,并对所有临时用房再次进行加固,避免了资料的毁坏。再次是医院要为基建档案室配备一套完整的档案装具以及电脑、复印机等。三是医院对档案库房要做好防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施,保证档案实体和信息的安全。