补送工程资料函件

工程索赔的处理过程一般有几个步骤依次是低调索赔意向通知书索赔资料准备低调

工程索赔的处理过程：

1、承包商递交索赔意向书。在施工过程中，若发生索赔事件，在该事件发生后索赔时效内，承包商必须以正式函件向监理工程师（或业主）送达索赔意向书，并根据合同约定抄送、报送有关单位。索赔意向书并不需要附有具体的索；赔数额及其证据，只需要就具体的索赔事件向工程师和业主表示的索赔愿望和要求，其通常包括一下四个方面的内容：

（1）事件发生的时间和情况的简单描述；

（2）索赔依据的合同条款和理由；

（3）有关后续资料的提供，包括表明将及时记录并提供事件发展的动态；

（4）对工程成本和工期产生不利影响的严重程度。此处需要注意的是：按照国际惯例索赔有效期间是二十八天，当然这并非法律的强制性规定，合同双方当事人可以根据自己的意愿自由约定索赔期间，亦可根据的不同的索赔事项确定不同的索赔期间。

2、承包商继续施工，同时准备索赔材料：

索赔事件发生后承包商原则上应该继续施工，并保持从索赔事件发生日至终止日的同期记录，同时提请监理工程师说明是否需要作其他记录；

3、提交索赔文件。

【法律依据】：

《中华人民共和国民法典》第二百八十三条

发包人未按照约定的时间和要求提供原材料、设备、场地、资金、技术资料的，承包人可以顺延工程日期，并有权要求赔偿停工、窝工等损失。

第二百八十四条

因发包人的原因致使工程中途停建、缓建的，发包人应当采取措施弥补或者减少损失，赔偿承包人因此造成的停工、窝工、倒运、机械设备调迁、材料和构件积压等损失和实际费用。

工程结算需要提交的资料有哪些

工程结算资料有以下内容：

1、施工合同及附件、协议书。

2、补充协议（若有）。

3、中标（中选）通知书。

4、施工企业规费计取标准。

5、建设项目安全文明施工评价得分及措施费费率核定表（国家统一规定、取费标准）。

6、图纸会审纪要（签字盖章手续齐全且清楚）（变更依据）。

7、开、竣工报告及工期延期联系单（签字盖章手续齐全且清楚）（工期核定）。

8、竣工验收记录（签字盖章手续齐全且清楚）（工程质量合格依据、结算申请）。

9、招标文件及招标工程量清单及电子盘、招标答疑纪要、招标补遗。

10、投标文件商务标及电子盘（原始单价、总价、让利、范围等依据）。

11、投标文件技术标（施工方案、方法依据）。

12、承包人编制的结算书及电子盘（盖承包人公章和造价编制人员资格章，并由建设单位签字同意送审）（施工方认可依据）。

13、地勘报告（地基状况）。

14、施工图及电子盘（施工依据）。

15、承包方、发包方、监理方按规定签字认可的竣工图纸，必须建设方及监理签字认可。

16、经审定的施工组织设计、施工方案或专项施工方案（签字盖章齐全且清楚）。

17、原始地貌标高抄测记录（另上方开挖图）（地基的特殊处理）。

18、材料、设备认质核价单（需有连续编号，签字盖章齐全且清楚）（乙供材、委托采购联系函）。

19、设计变更单、技术核定单（需有连续编号，签字盖章手续齐全且清楚、附件完备）。

20、现场签证单（需有连续编号，签字盖章手续齐全且清楚，附件完备）。

21、甲供材料（设备）收货验收签收单，甲供材复检报告，甲供材委托购买申请，甲供材核价单，甲供材对账清单。

22、隐蔽工程验收记录（签字盖章手续齐全且清楚），压实度检测报告，防腐检测报告等。

23、吊装工程记录、安装工程调试记录、调试报告（签字盖章手续齐全且清楚）。

24、与工程结算有关的”发包方通知、指令、会议纪要、往来函件、工程洽商记录等”。

25、建设单位付款情况表（附进度支付审核报表封面）。

26、各标段、各专业施工单位涉及交叉的施下范围确认文件。

27、结算资料报送承诺书。

28、其他有关影响工程造价、工期等资料。

29、移交资料签收表。

工程验收需要准备什么资料

建筑工程验收的资料如下： 一、竣工验收备案表(封面) 由建设单位在提交备案文件资料前按实填写。 建筑工程验收资料要准备什么 二、备案目录由备案部门填写。(表一) 三、工程概况(表二) (一)其中备案日期：由备案部门填写。 (二)竣工验收日期：与竣工验收日期一致。 (三)公安消防部门出具的验收意见书 (四)建筑工程施工图设计审查报告 四、单位工程验收通知书(表三) 由建设单位加盖公章，市建设工程质量监督站项目主监员签名，并要求详细填写参建各方验收人员名单，其中包括建设(监理)单位、施工单位、勘察设计单位人员。 五、单位证明书(表四) (一)由建设单位交施工单位填写，并经各负责主体(建设、监理、勘测、设计、施工单位)签字加盖法人单位公章后，送质监站审核通过后，提交一份至备案部门。 (二)验收意见一栏，须说明内容包括：该工程是否已按设计和合同要求施工完毕，各系统的使用功能是否已运行正常，并符合有关规定的要求;施工过程中出现的质量问题是否均已处理完毕，现场是否发现结构和使用功能方面的隐患，参验人员是否一致同意验收，工程技术档案、资料是否齐全等情况进行简明扼要的阐述。 六、整改通知书(表五) 上面要求记录质量监督站责令整改问题的书面整改记录，系指工程是否存有不涉及结构安全和主要使用功能的其他一般质量问题，是否已整改完毕。 七、整改完成报告书(表六) 要求详细记录整改完成情况，并由建设方签字加盖公章、主监员确认整改完成情况，若在工程验收过程中，未有整改内容，也需要业主(监理)单位、签字盖章确认。 八、工程质量监理评估报告(表七) (一)监理单位在工程竣工预验收后，施工单位整改完毕，由填写。 (二)质量评估意见一栏： 1、项目监理部是否已严格按照、监理合同、监理规划及对该工程进行了全面监理。 2、地基及基础工程施工质量是否符合设计及规范要求; 3、主体工程(含网架、幕墙、、地下结构、钢结构等)施工质量是否符合设计及相关规范要求; 4、水、电、暖通等安装工程施工质量是否符合设计及规范要求是否满足使用功能要求。 (三)明确评定工程质量等级。 (四)质量站出具的内部函件。 九、建设工程质量评估报告 评估报告注意事项： (一)监理单位在工程竣工预验收后，施工单位整改完毕，由填写。 (二)质量评估意见一栏： 1、项目监理部是否已严格按照、监理合同、监理规划及对该工程进行了全面监理。 2、地基及基础工程施工质量是否符合设计及规范要求; 3、主体工程(含网架、幕墙、、地下结构、钢结构等)施工质量是否符合设计及相关规范要求; 4、水、电、暖通等安装工程施工质量是否符合设计及规范要求是否满足使用功能要求。 (三)明确评定工程质量等级。 注：该评估报告，表式由监理单位或建设单位自制，但报告内容必须含以上注意事项内容。 十、房屋建筑工程质量保修书(表八) (一)由施工单位和建设单位在合格后签定。 (二)工程保修项目一栏：除六项保修项目外，其他应根据设计文件和合同约定增加，如国家有关 法规 需增加新项目的，应补充齐全。 (三)最低保修期限一栏：一律用中文大写，最低保修期不得低于国家规定的期限。 十一、商品住宅的、(表九、十) 由建设单位根据销售实际情况，物业管理情况登记并加该公章。 建设工程档案资料接收联系单 市政工程基础设施的有关质量检测和功能性试验资料 《__市房屋建筑(市政基础设施)通过竣工备案意见书》 《__市房屋建筑(市政基础设施示通过竣工备案意思书)》 十二、市政工程基础设施的有关质量检测和功能性试验资料 提供由国家认证的检测部门出具的功能性试验检测报告。 十三、其他文件资料 (一)规划部门认可文件，通常要求提供工程规划许可证(复印件)，但须提供原件验证，复印件加该建设单位公章注明原件存何处。 (二)工程项目施工许可证，提供复印件，提交原件验证，复印件加该建设单位公章注明原件存何处。 (三)公安消防部门认可文件，设计有消防要求的提供原件，即“建设工程消防验收意见书”。 (四)环保部门认可文件，设计有环保要求的提供原件，即我市环保局出具的“苏州市建设项目环境影响报告表”。 (五)施工图设计文件审查报告，根据有关规定提供原件。 (六)建设工程档案专项验收意见书，即由城建档案馆提供的“建设工程档案资料接收联系单”(原件)。 《建设项目（工程）竣工验收办法》 六、所有竣工验收的项目（工程）在办理验收手续之前，必须对所有财产和物资进行清理，编好竣工决算，分析预（概）算执行情况，考核投资效果，报上级主管部门（公司）审查。竣工项目（工程）经验收交接后，应及时办理固定资产移交手续，加强固定资产的管理。 七、整理各种技术文件材料，绘制竣工图纸。 建设项目（包括单项工程）竣工验收前，各有关单位应将所有技术文件材料进行系统整理，由建设单位分类立卷，在竣工验收时，交生产单位统一保管，同时将与所在地区有关的文件材料交当地档案管理部门。以适应生产、维修的需要。

工程资料怎么做

作为一名资料员，心态和心里素质一定要好，首先必须和监理处好关系（本着监理就是上帝的宗旨），凡有搞不明白的地方就去请教他们，尽量按监理的要求去做，确保资料签认的通过率，除此以外必须做好自己的本分工作，在每道工序报验前必须先将涉及到本工序的材料报上，及时做好隐蔽工序报验工作，进场材料应及时做台帐，并让监理签字认可（施工单位材料台帐应与监理台帐必须相吻合），所有收（发）文应做记录并让对方签字，所有资料经报验通过后及时将原件按资料组卷目录摆放，并做好汇总，混凝土、砂浆试块制作应及时登记，及时做好桩位轴线偏差记录，每一分项都应有专项施工方案（如土方、钢筋、模板、砌筑、门窗、装饰、保温、屋面、地坪等，钢结构组装、焊接、涂装、安装、高强度螺栓、普通螺栓施工等），并对应做好书面技术交底，并让被交底人签字，所有非本人办理的资料应及时向项目部汇报（如口头汇报无效，应出具书面申请，并要求责任到人）。主体结构施工应及时做好沉降观测记录（每层一次），钢结构工程根据设计要求也应做沉降观测记录。检验批报验应做分项工程质量验收记录——分部（子分部）工程质量验收记录——单位（子单位）工程质量验收记录。混凝土试块如发现有不合格的应及时进行回弹试验（出具混凝土非破损检测报告），商品混凝土应有混凝土质量证明书（搅拌站提供），同一分部、强度等级的试块应按实际组数进行数理或非数理统计评定。所有设计变更应进行汇总，并做好图纸变更台帐（所有设计变更应在竣工图上反应）。

土建部分

1、开工前（具备开工条件的资料）：施工许可证（建设单位提供），施工组织设计（包括报审表、审批表），开工报告（开工报审），工程地质勘查报告，施工现场质量管理检查记录（报审），质量人员从业资格证书（收集报审），特殊工种上岗证（收集报审），测量放线（报审），

2、基础施工阶段：钢筋进场取样、送样（图纸上规定的各种规格钢筋），土方开挖（土方开挖方案、技术交底，地基验槽记录、隐蔽、检验批报验），垫层（隐蔽、混凝土施工检验批、放线记录、放线技术复核），基础（钢筋原材料、检测报告报审，钢筋、模板、混凝土施工方案、技术交底，钢筋隐蔽、钢筋、模板检验批、放线记录、技术复核，混凝土隐蔽、混凝土施工检验批，标养、同条件和拆模试块），基础砖墙（方案、技术交底，提前做砂浆配合比，隐蔽、检验批，砂浆试块），模板拆除（拆模试块报告报审，隐蔽、检验批），土方回填（方案、技术交底，隐蔽、检验批，土方密实度试验）。

3、主体施工阶段：一层结构（方案、技术交底基础中已包含，钢筋原材料、检测报告报审，闪光对焊、电渣压力焊取样、送样，钢筋隐蔽、钢筋、模板检验批、模板技术复核）。

4、装饰装修阶段：地砖、吊顶材料、门窗、涂料等装饰应提前进行复试，待检测报告出来报监理审查通过后方可施工（方案、技术交底，隐蔽、检验批）。

5、屋面施工阶段：防水卷材等主要材料应提前复试，待复试报告出来报监理审查通过后方可进入屋面施工阶段（方案、技术交底，隐蔽、检验批）。

6、质保资料的收集：材料进场应要求供应商提供齐全的质保资料，钢筋进场资料（全国工业生产许可证、产品质量证明书），水泥（生产许可证，水泥合格证，3天、28天出厂检验报告，备案证，交易凭现场材料使用验收证明单），砖（生产许可证、砖合格证，备案证明、出厂检验报告，交易凭证，现场材料使用验收证明单），黄沙（生产许可证，质量证明书，交易凭证现场材料使用验收证明单），石子（生产许可证，质量证明书，交易凭证现场材料使用验收证明单），门窗（生产许可证、质量证明书、四性试验报告，交易凭证现场材料使用验收证明单），防水材料（生产许可证，质量证明书、出厂检测报告），焊材（质量证明书），玻璃（玻璃质量证明书），饰面材料（质量证明书），材料进场后设计、规范要求须进行复试的材料应及时进行复试检测，其资料要与进场的材料相符并应与设计要求相符。

7、应做复试的材料：钢筋（拉伸、弯曲试验，代表数量：60t/批），水泥（3天、28天复试，代表数量：200t/批），砖（复试，代表数量：15万/批），黄沙（复试，600t/批），石子（复试，代表数量：600t/批），门窗（复试），防水材料（复试），饰面材料（复试）

8、回填土应做密实度试验，室内环境应做检测并出具报告。

9、混凝土试块：混凝土试块应每浇筑100m3留置一组（不足100m3为一组），连续浇筑超过300m3的可适当减少，每一浇筑部位应相应留置标养、同条件和拆模试块，标养是指将试块放置在标准温度和湿度的条件下养护（室内温度恒定在120℃±3℃）28天送试，同条件是指将试块放置在现场自然养护，当累计室外温度达到600℃?天，拆模试块是指在自然养护的条件下养护7天。

10、砂浆试块：每天、每一楼层、每个部位应分别留置一组，标养条件下28天送试。

11、检验批：建筑工程质量验收一般划分为单位（子单位）工程，分部（子分部）工程，分项工程和检验批。在首道工序报验前应进行检验批的划分（可按轴线等进行划分）。

节能保温部分

1、根据2007年新版节能保温规范《GB50411-2007》要求，建筑工程节能保温资料应独立组卷,保温材料（如保温砂浆、抗裂砂浆、网格布，挤塑板等材料除提供质保书、出厂检验报告外还应按批量进行复试，待复试报告出来报监理审查通过后再进行节能保温的施工（方案、技术交底，隐蔽、检验批）。

2、保温砂浆按规范要求应留置同条件试块（检测导热系数、干密度和压缩强度），每个检验批应抽样制作同条件养护试块不少于3组。（详见建筑节能保温工程质量验收规范《GB50411-2007》）。

3、保温板与基层的粘结强度应做现场拉拔试验，厚度必须符合设计要求。

钢结构部分

1、钢结构工程开工应具备的资料：施工组织设计（包括报审表、审批表），开工报告（开工报审），质量人员从业资格证书（收集报审），特殊工种上岗证（收集报审）。

2、钢结构制作阶段：对照图纸，重要构件的主材应进行复试，一、二级焊缝应进行外观检查（全数），还应做超声波无损探伤检测（抽查10%），待无损探伤速报出来报监理后方可进行构件的制作工作的报验（组装、焊接、涂装），所有材料必须在工序报验前报监理审查通过，否则监理可能会拒签涉及到的所有工序报验。

3、钢结构安装：出具一、二级焊缝无损探伤检测报告（正式报告），做好基础轴线的校核和标高的测量工作，并报监理（请监理验收），所有加工好进场的构件必须应有构件出厂合格证并经加工现场监理验收签字。不同规格的大六角高强度螺栓应按批量做摩擦面的抗滑移系数试验（3000t/批），当设计结构安全等级为一级，大跨度钢结构中主要受力构件所采用的钢材（如角钢、H型钢等），设计有要求复试的钢材都应进行原材料检测，复试合格后方可使用。防火涂料应进行复试。

4、钢结构材料：焊材（检查焊接材料的质量合格证明文件、中文标志及检验报告等。重要钢结构采用的焊接材料都应进行抽样复验，复验结果应符合现行国家产品质量标准和设计要求。大六角高强度螺栓（10.9级高强度螺栓其硬度应为HRC32-36且不得有裂纹或损伤。焊接球（焊缝应做超声波无损探伤检测，应符合设计要求，如设计无要求时应符合《GB50205-2001》规范的二级标准），防火涂料（检查产品的质量合格证明文件、中文标志及检验报告等.）。

公路工程资料的具体填写范本

近年来随着公路等级的提高，人们对工程管理日益完善，对公路质量的要求也越来越高，各项要求更加规范，建设一条好的公路只有一流的质量和外观还不行，还要有真实完整、分类有序的质量保证资料。但近几年来施工资料、监理资料普遍存在很多问题，施工人员通常把内业质量保证资料作为应付检查和交工的附件看待，没有真正看到资料的重要性。在资料方面存在着缺项、漏项、代签、漏签、不及时、混乱，更甚者造假等诸多问题。因此，现就我市公路建设实际对农村公路资料整理与大家共同探讨：

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一、工程资料的重要性及基本要求

1、工程资料的重要性：

（1）资料是痕迹化管理的需要。

（2）资料在施工阶段是指导施工的依据，交工后是工程合格的证明材料。

（3）资料是各参建人员自己的免责记录。

公路工程资料整理

2、资料的基本要求：

（1）真实性：工程资料必须是工程建设的真实反映。

（2）及时性：工程资料的形成必须与工程施工同步进行。

（3）完整性：工程资料不得缺项、漏项。

（4）准确性：工程资料必须填写准确，评语准确、无误。

二、公路工程资料的组成

第一部分：管理资料

1、制度建设：各职能科室管理制度、管理岗位职责、检查考核办法、安全制度、安全预案，环境保护制度、工程质量（安全）保证体系、组织机构框图、工程进度计划表。

2、建设依据：项目建设批准文件、施工图设计文件及审批文件、设计变更及审批文件（所有重大变更、较大变更）。

3、工程管理资料：招投标文件、评标报告、合同书（施工、监理、检测、安全、廉政等）、工程建设过程中的检查、考核情况，工程质量控制的有关文件，建设单位的往来文件（设计、施工过程中重大技术问题来往文件、会议纪要；上级单位有关指示等）。

4、竣（交）工验收文件：竣工验收文件、交工验收文件、各参建单位的总结报告。

第二部分：施工资料

1、制度建设：岗位责任制度、安全制度、安全预案、档案管理制度、机械设备管理制度、工程质量保证体系、安全保证体系、施工工艺流程图、工程进度计划表。

2、施工管理文件：人员机构建设及其框图、施工组织设计、有关管理规定、主要技术及管理人员、主要机械设备到场情况表。

3、施工控制文件

（1）工程质量往来文件：业主和监理下达的关于工程质量方面的文件；经监理批准的施工组织设计；试验段施工报告、经批准的关键工序施工方案、总体开工报告、工程质量自检报告及工程质量检验评定资料。

（2）施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录等；

（3）交工验收施工单位的试验、检验、评定资料；

（4）安全生产的有关文件，本单位对安全生产的有关规定、要求；本单位安全生产总结；文明施工的有关文件；本单位对文明施工的有关规定、要求；本单位文明施工总结；

（5）进度计划（文件、图表）、批准文件；进度执行情况（文件、图表）；有关进度的往来文件；

（6）施工原始记录：施工日志；测量原始记录；各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）；会议记录、纪要；

4、工程实体资料

每一类资料一般都包括：（1）开工报告；（2）原材料试验资料，所用材料、半成品和成品质量检验结果；（3）各项质量控制指标的试验检测记录和质量检验汇总图表；（4）地基处理、隐蔽工程施工记录资料；（5）施工过程中遇到的非常情况记录及其对工程质量影响分析；（6）施工中发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可证明文件等；（7）公路工程质量评定资料；（8）中间交工证书及交工证书。

A、路基工程资料

需报监理审批的资料：施工组织设计（机械、人员、方案、进度计划，质量保证体系，施工工艺等），试验资料（标准确性击实试验、水泥、钢筋等）、试验段资料（试验段施工报告、总结）、分项工程开工申请等。

实测项目资料：按《公路工程质量检验评定标准》要求的实测项目严格按方法和频率对工程进行自检，突出主要项目重点指标。如路基土石方工程侧重：弯沉、压实度、宽度等，并对工程进行评定。

B、路面工程

（1）基层

需报监理审批的资料：施工组织设计（机械、人员、方案、进度计划，质量保证体系、施工工艺等），试验资料（标准击实试验、水泥、粗细集料物理、力学性能检验等），分项工程开工申请，试验段资料（试验段施工报告、总结）等。

施工工艺控制资料：基层料的拌合、虚铺厚度、含水量、碾压遍数、养生、

（2）沥青混凝土面层

需报监理审批的资料：沥青混合料三阶段配比（目标配比、生产配比、施工配比），施工组织设计（机械、人员、方案、进度计划，质量保证体系、施工工艺等），试验资料（粗细集料物理性能检验、沥青材料物理试验、沥青混合料马歇尔试验，矿料级配、沥青砼的抽提试验等），分项工程开工申请报告，试验段资料（试验段施工报告、总结）等。

施工工艺控制资料：沥青混合料配合比、沥青砼温度控制（出厂温度、摊铺温度、碾压温度、碾压终了温度）、虚铺厚度、碾压机具及碾压遍数的控制等。

（3）水泥砼面层

需报监理审批的资料：施工组织设计（机械、人员、方案、进度计划，质量保证体系），试验资料（粗细集料物理性能检验、水泥出厂材质单及检验单、钢筋出厂材质及检验单、混凝土配合比试验、砂的含泥量、混合料级配等），分项工程开工申请报告，试验段资料（试验段施工报告、总结）等。

施工工艺控制资料：模板检查记录、施工温度记录、砼坍落度试验记录、砼施工配合比的控制等。

实测项目资料：按《公路工程质量检验评定标准》要求的实测项目严格按方法和频率对工程进行自检，突出主要项目重点指标。并对工程进行评定。

C、桥梁资料

1、下部

需报监理审批的资料：施工组织设计（机械、人员、方案、进度计划，质量保证体系），试验资料（粗细集料物理性能检验、水泥出厂材质单及检验单、钢筋出厂材质及检验单、混凝土配合比试验、砂的含泥量、混合料级配、钢筋焊接试验等），分项工程开工申请报告等。

工艺控制资料：成孔后的沉淀层厚度、钢筋骨架现场质量检验、模板现场质量检验、成品构件现场质量检验、砼浇注施工原始记录、砼拌和物坍落度试验资料，有关工程照片。

2、上部

基本同下部一样。

3、实测项目资料：按《公路工程质量检验评定标准》要求的实测项目严格按方法和频率对工程进行自检，突出主要项目重点指标。并对工程进行评定。

第三部分：监理资料

1、制度建设：监理工作实施细则、监理办公室职责、合同段驻地监理职责、监理人员工作守则、质量（安全）管理制度、环境保护制度、监理考核管理办法、监理机构示意图、工程质量保证体系、监理工作流程图等。

2、监理管理文件：监理机构及人员设置情况，监理工作计划、第一次工地会议、合同管理文件、来往函件、监理总结等。

3、工程质量控制文件

（1）质量控制措施、规定及往来文件；

（2）施工组织设计、试验段、原材料试验检验报告单、混合料、开工报告审批资料；

（3）有关工程的监理工作指令（质量、进度等）；

（4）按规定频率抽检工程资料，交工验收工程质量评定资料，交工证书及中间交工证书。

4、工程进度计划管理文件：业主对进度要求的有关文件，对进度计划的有关安排要求文件；关于进度计划的有关指令。

5、其它资料：监理日志，会议记录、纪要。如：关于文明施工的要求、施工安全的要求、环境保护的要求等等。

三、解决工程资料存在问题的方法和措施

1、从工程项目立项抓起是做好竣工资料的前提

建设项目目前均实行项目法人责任制的管理方式，项目法人不仅要对整个项目负责，也应对整个工程项目竣工资料负责。因此，项目法人应将竣工资料纳入工程建设的一部分，从工程项目立项开始就设立机构及人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，实行竣工资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与竣工资料验收同步。

2、建立健全资料管理制度是做好竣工档案工作的基础

项目法人单位在工程项目建设初期就应结合工程项目实际情况，制定相应的工程项目档案管理规定，明确施工单位、监理单位、管理单位在工程档案形成过程中各自应承担的职责。工程项目管理单位和监理单位，在工程项目开工前应结合实际情况，制定和颁发规范标准的一整套工程资料样表。只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。

3、运用合同法律手段是做好竣工档案工作的重要保证

工程项目档案管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草管理工作，把文件材料积累、归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档的范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作，这样公路工程档案的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。

4、重视档案知识宣传教育是确保竣工资料质量的有力措施

在工程项目开工后，工程项目管理单位就应高度重视和加强档案法规和公路工程质量标准的基本知识宣传和教育工作，学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及公路工程对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。

5、竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施

建设管理单位和承包商。在制订工程进度计划时，应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。各单位都要按标准去执行，不符合标准的文件要拒收，从源头保证整编资料的质量。

6、严把竣工验收关，使工程竣工档案发挥凭证作用

进行竣工验收的一个重要条件是竣工档案资料必须同时或提前通过验收。因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师要严格把好审查验收关，对各承包商单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷排列是否合理等等。确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。

总之，竣工资料整理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，要保证公路工程竣工档案资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。